FIBU Konten anlegen in PrismaNote

FIBU Konten anlegen in Prismanote

Für die Erstellung einer Finanzbuchhaltungsdatei, zum Beispiel einer DATEV-Datei, müssen in PrismaNote die passenden FIBU-Konten hinterlegt werden.

PrismaNote ist keine Buchhaltungssoftware. Die eigentliche Buchhaltung erfolgt weiterhin durch Ihren Steuerberater oder in Ihrer Finanzbuchhaltung. PrismaNote kontiert jedoch die Kassenvorgänge, Verkäufe, Einkäufe, Zahlungen und weitere Geschäftsvorfälle so, dass daraus eine strukturierte Finanzbuchhaltungsdatei erzeugt werden kann.

Die meisten Steuerberater in Deutschland arbeiten mit dem Sachkontenrahmen SKR03 oder SKR04. Deshalb können in PrismaNote die relevanten Konten für beide Kontenrahmen hinterlegt werden. Arbeiten Sie mit einem anderen Kontenrahmen oder benötigen Sie ein anderes Exportformat, sprechen Sie bitte den PrismaNote Support an.

Warum FIBU-Konten benötigt werden

Bei jedem Kassenvorgang entstehen buchhalterisch relevante Daten. Dazu gehören zum Beispiel:

Verkäufe, Zahlungen, Steuerbeträge, Gutscheine, Anzahlungen, Barausgaben, Bareinlagen, Altgoldankäufe, Anlagegoldumsatz, Kommissionsware, Bankzahlungen, Forderungen und Verbindlichkeiten. Damit diese Vorgänge korrekt an den Steuerberater übergeben werden können, muss PrismaNote wissen, auf welches FIBU-Konto der jeweilige Vorgang gebucht werden soll.

Beispiel: Ein Verkauf mit 19 % Umsatzsteuer benötigt andere Konten als ein Verkauf mit 7 %, ein Gutscheinverkauf, ein Altgoldverkauf nach § 25a UStG oder eine steuerfreie Lieferung.

PrismaNote verwendet nur relevante Geschäftsvorfälle

In PrismaNote wird nicht der komplette Sachkontenrahmen SKR03 oder SKR04 angelegt. Hinterlegt werden nur die Konten, die für die tatsächlichen Geschäftsvorfälle im Kassensystem, in der Warenwirtschaft und im DATEV-Export benötigt werden.

Das macht die Einrichtung übersichtlicher und reduziert Fehler.

Die Konten sollten immer mit dem Steuerberater abgestimmt werden. Der Steuerberater prüft, welche Konten verwendet werden sollen, und gibt die passenden Kontonummern für SKR03 oder SKR04 vor. Fragen Sie unsere Liste an und stimmen Sie die Konten mit dem Steuerberater ab.

Relevante Kontenbereiche in PrismaNote

In PrismaNote werden FIBU-Konten für folgende Bereiche hinterlegt:

1. Kasse und Tresor

Hier werden die Kassen- und Tresorkonten angelegt.

   Anlage: Einstellungen, Arbeitsplätze- Feld "Gegenkonto"

Dazu gehören zum Beispiel: Kasse 1 Kasse 2 optional Kasse 3 optional Tresor / Store 1 Tresor / Store 2

Diese Konten werden benötigt, damit Barbewegungen korrekt dem jeweiligen Kassen- oder Tresorbestand zugeordnet werden können.

2. Steuerkonten

Einstellungen - Hauptbuchnummern - MWST In diesem Bereich werden die Konten für Umsatzsteuer und Vorsteuer hinterlegt.

Dazu gehören unter anderem:

• Umsatzsteuer 19 %
• Umsatzsteuer 7 %
• steuerfreie Umsätze
• Umsatzsteuer Ausland / EU / Drittländer
• Vorsteuer 19 %
• Vorsteuer 7 %
• Vorsteuer 0 %
• Vorsteuer Ausland

Diese Konten sind wichtig, damit PrismaNote steuerpflichtige und steuerfreie Geschäftsvorfälle korrekt unterscheiden kann.

3. Kassenbuchkonten

Inventar - Artikelgruppen - Kosten und Finanzartikelgruppen

Die Kassenbuchkonten werden für Bareinnahmen, Barausgaben und sonstige Bewegungen im Kassenbuch verwendet.

Typische Beispiele sind: Bareinlage Barauszahlung private Einlage private Entnahme Anzahlungen erhalten Anzahlungen auflösen Barzahlung Kunde Portokosten Bewirtungskosten Miete Werbematerial / Marketing Wareneinkauf Kassendifferenz Plus Kassendifferenz Minus Anfangsbestand erhaltene Rabatte Reisekosten Kosten Auto Trinkgeld Arbeitnehmer Kosten für Reinigung Kosten Werkzeuge und Kleingeräte

Diese Konten sorgen dafür, dass auch manuelle Kassenbuchbewegungen sauber in der DATEV-Datei erscheinen.

4. Verkaufskonten Verkaufskonten werden in PrismaNote verwendet, um Erlöse aus Verkäufen korrekt für die Finanzbuchhaltung zu kontieren. Je nach Steuerart, Artikelgruppe und Geschäftsvorfall können unterschiedliche Erlöskonten erforderlich sein.

Die Verkaufskonten werden in PrismaNote wie folgt hinterlegt:

Inventar → Artikelgruppen → oben rechts auf den grauen Button mit den drei Punkten klicken → FIBU-Konten

In diesem Bereich legen Sie die FIBU-Konten für die jeweilige Artikelgruppe fest. Dabei muss für jede mögliche Umsatzsteuerart das passende Erlöskonto hinterlegt werden, zum Beispiel für 19 %, 7 % oder 0 % Umsatzsteuer.

Wichtiger Hinweis: Achten Sie beim Anlegen der Konten darauf, dass für jede Steuerart das korrekte FIBU-Konto eingetragen wird. Zusätzlich muss der passende Fiskaltyp ausgewählt werden. Der Fiskaltyp ist wichtig für die korrekte fiskalische Einordnung des Vorgangs und für die Speicherung des Kassenvorgangs über die TSE. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass Verkäufe steuerlich oder fiskalisch nicht korrekt verarbeitet werden. Die hinterlegten Konten sollten vor dem ersten DATEV-Export gemeinsam mit dem Steuerberater geprüft werden.

Beispiele: Erlöse Warenverkauf 19 % Erlöse Warenverkauf 7 % Erlöse Reparaturen 19 % Erlöse Dienstleistungen 19 % Verkauf an Händler Verkauf EU 0 % Verkauf außerhalb der EU 0 % Verkauf Artikelverkauf 7 % Erlöse Altgoldverkauf Verkauf Anlagegold / Feingold Verkauf Vintage-Schmuck Erlöse Kommissionsverkauf Verkauf mit Tax-Free Verkauf Rabatt 19 % Verkauf Rabatt 7 % Verkauf an Scheideanstalt Verkauf Anlagegold nach § 25c UStG

Gerade bei Juwelieren, Goldschmieden und Goldhändlern ist die korrekte Trennung dieser Erlöse besonders wichtig.

Nachdem Sie die FIBU-Konten angelegt haben, wählen Sie die passende Umsatzgruppe aus. Anschließend ordnen Sie jeder Umsatzgruppe das entsprechende GL-Konto zu. Tragen Sie das jeweilige FIBU-Konto im Feld „Ihr ausgewähltes GL-Konto“ ein. Dadurch wird festgelegt, auf welches Konto die Umsätze dieser Umsatzgruppe in der Finanzbuchhaltungsdatei gebucht werden.

Nachdem Sie die FIBU-Gruppe in den Umsatzgruppen eingetragen haben, wechseln Sie in den Tab „Überblick“. In dieser Ansicht werden alle Artikelgruppen angezeigt. Für jede Artikelgruppe müssen die folgenden Felder gepflegt werden:

• Umsatzgruppe
• Art des Kassenbuchumsatzes

Diese Felder finden Sie unten links in der jeweiligen Artikelgruppe.

Im mittleren Bereich der Ansicht befindet sich außerdem das Feld „Hauptbuchnummer“. Löschen Sie dort alle vorhandenen Einträge und speichern Sie anschließend die Änderung.

Wichtiger Hinweis: Wenn bei einer Artikelgruppe keine Umsatzgruppe oder keine Art des Kassenbuchumsatzes hinterlegt ist, kann dies zu Fehlern in der DATEV-Datei führen. Prüfen Sie daher alle Artikelgruppen sorgfältig, bevor Sie den DATEV-Export erstellen.

5. Kommissionsgeschäft

Für Kommissionsware werden eigene Konten benötigt, damit diese Geschäftsvorfälle getrennt von normaler Handelsware erfasst werden können.

Inventar → Artikelgruppen → oben rechts auf den grauen Button mit den drei Punkten klicken → FIBU-Konten

Dazu gehören zum Beispiel: Erlöse aus Kommissionsgeschäft Kommissionsware Annahme Kommissionsware Barauszahlung an Kommittent Kommissionsware Verkauf an Kunde

Damit kann PrismaNote Kommissionsware sauber vom eigenen Warenbestand und eigenen Erlösen unterscheiden. Hinweis: Für den Kommissionsvorgang benötigen Sie getrennte FIBU Konten, Umsatzgruppen, Artikelgruppen und Artikel auf der Kassenoberfläche.

6. Gutscheine und FIBU-Konten Bei Gutscheinen wird steuerlich zwischen Mehrzweckgutscheinen und Einzweckgutscheinen unterschieden.

Mehrzweckgutscheine sind in der Regel Geldgutscheine. Beim Verkauf des Gutscheins steht noch nicht fest, für welche Ware oder Leistung der Gutschein später eingelöst wird. Deshalb wird beim Verkauf häufig noch keine Umsatzsteuer berechnet. Die Besteuerung erfolgt erst bei der Einlösung des Gutscheins.

Einzweckgutscheine sind Warengutscheine. Hier steht bereits beim Verkauf fest, für welche Ware oder Leistung der Gutschein verwendet wird und welcher Steuersatz gilt. Deshalb kann beim Verkauf des Einzweckgutscheins bereits Umsatzsteuer anfallen, zum Beispiel 19 %.

Für jede Gutscheinart müssen in PrismaNote eigene FIBU-Konten hinterlegt werden. Dabei wird zusätzlich zwischen dem Verkauf und der Einlösung des Gutscheins unterschieden.

Für die Buchhaltung können daher separate Konten erforderlich sein, zum Beispiel für: Verkauf Mehrzweckgutschein Einlösung Mehrzweckgutschein Verkauf Einzweckgutschein Einlösung Einzweckgutschein

Die korrekte Zuordnung der Gutscheinart und der passenden FIBU-Konten ist wichtig, damit die Vorgänge später richtig in der DATEV-Datei oder einer anderen Finanzbuchhaltungsdatei ausgegeben werden.

Wichtiger Hinweis: Beim Anlegen der FIBU-Konten müssen Sie darauf achten, dass für jede Gutscheinart das korrekte Konto, der richtige Steuersatz und der passende Fiskaltyp hinterlegt werden. Der Fiskaltyp ist für die korrekte fiskalische Einordnung und Speicherung des Vorgangs relevant. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass Gutscheinverkäufe oder Gutscheineinlösungen fehlerhaft in der DATEV-Datei oder einer anderen Finanzbuchhaltungsdatei ausgegeben werden.

7. Einkaufskonten

Inventar → Artikelgruppen → oben rechts auf den grauen Button mit den drei Punkten klicken → FIBU-Konten

Einkaufskonten werden für Wareneinkäufe und besondere Einkaufsarten verwendet.

Dazu gehören unter anderem: Einkauf Ware / Artikel 19 % Einkauf Ware / Artikel 7 % Einkauf Ware / Artikel 0 % Einkauf aus EU Einkauf aus Ausland Einkauf Dienstleistungen von Lieferanten Einkauf Reparaturen von Lieferanten Ankauf Altgold §25a UStG Einkauf Artikel innerhalb oder außerhalb der EU Ankauf Vintage-Schmuck nach §25a UStG Einkauf Gutscheine Einkauf Rabatt Einkauf Anlagegold / Fine Gold nach § 25c UStG Einkauf von Scheideanstalt nach § 13b UStG

Diese Konten helfen dabei, Wareneinkauf, Altgold, Anlagegold, EU-Geschäfte und Reverse-Charge-Fälle sauber zu trennen.

8. Zahlungsarten und Kassenzahlungen

Für Zahlungsarten werden ebenfalls Konten benötigt. Dadurch kann PrismaNote erkennen, ob ein Vorgang bar, per Karte, per Banküberweisung oder über einen anderen Zahlungsanbieter bezahlt wurde.

Typische Zahlungsarten sind: Bargeld Banküberweisung EC-Karte Kreditkarte MasterCard Maestro PayPal Pay by Payment PayPal Payment Gutscheinzahlung Anzahlungen Treuepunkte Tax-Free Barauszahlung

Diese Konten sind besonders wichtig für die Abstimmung zwischen Kasse, Bank, Zahlungsanbieter und Buchhaltung.

9. Forderungen und Verbindlichkeiten

Für offene Posten und Abgrenzungen werden Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten benötigt. Dazu gehören zum Beispiel: Forderungen an Kunden Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten Forderungen an Kunden – Sammelkonto Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten Nummernkreise für Kundenkonten Nummernkreise für Lieferantenkonten

Diese Konten werden benötigt, wenn Rechnungen nicht sofort bezahlt werden oder wenn Geschäftsvorfälle später ausgeglichen werden.

10. Sonderfälle: Altgold, Vintage, Luxusuhren, Konvolut nach §25a UStG, Anlagegold §25c UStG und Reverse Charge /Scheideanstalt §13b UStG

In PrismaNote gibt es besondere Geschäftsvorfälle, die buchhalterisch und steuerlich getrennt erfasst werden müssen. Dazu gehören insbesondere Altgold, Vintage-Artikel, Luxusuhren, Konvolute, Anlagegold sowie Verkäufe an eine Scheideanstalt. Diese Vorgänge benötigen eine klare Trennung, damit Statistik, Kontierung und DATEV-Übergabe korrekt erfolgen.

1. Differenzbesteuerung nach § 25a UStG Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG kann bei bestimmten gebrauchten Gegenständen angewendet werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu können zum Beispiel Altgold, Vintage-Schmuck, Luxusuhren oder Konvolute gehören, sofern diese als differenzbesteuerte Ware behandelt werden dürfen. Bei der Differenzbesteuerung wird nicht der gesamte Verkaufspreis, sondern grundsätzlich nur die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis steuerlich betrachtet.

2. Anlagegold nach § 25c UStG Anlagegold wird steuerlich anders behandelt als normale Handelsware oder differenzbesteuerte Ware. Verkäufe von Anlagegold können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Deshalb müssen Ankauf und Verkauf von Anlagegold in PrismaNote getrennt von normalen Artikeln, Altgold und Vintage-Ware angelegt werden.

3. Reverse Charge / Scheideanstalt nach § 13b UStG Bei bestimmten Verkäufen an eine Scheideanstalt kann das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG relevant sein. In diesem Fall schuldet nicht der Verkäufer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Verkäufe an eine Scheideanstalt müssen deshalb in PrismaNote gesondert eingerichtet und kontiert werden.

Warum diese Sonderfälle getrennt angelegt werden müssen Jeder dieser Geschäftsvorfälle benötigt in PrismaNote eine eigene Einrichtung. Für Ankauf und Verkauf müssen jeweils eigene Zuordnungen angelegt werden.

Erforderlich sind je nach Vorgang: eigene FIBU-Konten eigene Umsatzgruppen eigene Artikelgruppen je nach Bedarf eigene Artikel

Diese Trennung ist wichtig, weil die Vorgänge unterschiedliche steuerliche und buchhalterische Auswirkungen haben. Nur wenn die Geschäftsvorfälle sauber getrennt sind, können Auswertungen, Statistiken, Kassenbuch, Buchhaltung und DATEV-Export korrekt erstellt werden.

Beispiele für getrennte Geschäftsvorfälle Für die Einrichtung sollten Ankauf und Verkauf immer getrennt betrachtet werden.

Typische Beispiele sind: Ankauf Altgold § 25a Verkauf Altgold § 25a Ankauf Vintage § 25a Verkauf Vintage § 25a Ankauf Luxusuhren § 25a Verkauf Luxusuhren § 25a Ankauf Konvolut § 25a Verkauf Konvolut § 25a Ankauf Anlagegold § 25c Verkauf Anlagegold § 25c Ankauf Scheideanstalt / Reverse Charge § 13b Verkauf Scheideanstalt / Reverse Charge § 13b

Jeder dieser Vorgänge kann andere Konten, andere Umsatzgruppen und andere steuerliche Einstellungen benötigen.

Bedeutung für die Statistik Die getrennte Anlage ermöglicht eine klare Auswertung der verschiedenen Geschäftsbereiche. So kann später nachvollzogen werden, welche Umsätze und Roherträge zum Beispiel aus normalem Warenverkauf, Altgold, Vintage, Luxusuhren, Konvoluten, Anlagegold oder Scheideanstalt-Geschäften entstanden sind.

Ohne getrennte Artikelgruppen und Umsatzgruppen würden diese Vorgänge in der Statistik vermischt. Das erschwert die Auswertung und kann zu falschen betriebswirtschaftlichen Auswertungen führen.

Bedeutung für die Kontierung Für die Finanzbuchhaltung ist die richtige Kontierung entscheidend. Ankauf und Verkauf müssen jeweils auf die passenden FIBU-Konten gebucht werden. Dabei ist zu beachten, dass zum Beispiel ein normaler Warenverkauf mit 19 % Umsatzsteuer anders kontiert wird als ein Verkauf nach § 25a UStG, ein steuerfreier Verkauf von Anlagegold nach § 25c UStG oder ein Reverse-Charge-Vorgang nach § 13b UStG.

Deshalb müssen die Konten vor der Nutzung mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Bedeutung für die DATEV-Übergabe PrismaNote erstellt aus den Kassenvorgängen eine Finanzbuchhaltungsdatei, zum Beispiel für DATEV. Damit diese Datei korrekt erzeugt werden kann, müssen alle relevanten Sonderfälle richtig eingerichtet sein. Wenn FIBU-Konten, Umsatzgruppen, Artikelgruppen oder Steuerarten fehlen oder falsch zugeordnet sind, kann es zu Fehlern in der DATEV-Datei kommen. Die Buchhaltung kann dann die Vorgänge nicht korrekt übernehmen oder muss diese nachträglich manuell korrigieren.

Wichtiger Hinweis zur Einrichtung Beim Anlegen dieser Sonderfälle müssen Sie darauf achten, dass für jeden Vorgang das korrekte FIBU-Konto, der richtige Steuersatz und der passende Fiskaltyp hinterlegt werden.

Der Fiskaltyp ist relevant für die korrekte fiskalische Einordnung und für die Speicherung des Vorgangs über die TSE. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass der Vorgang steuerlich, fiskalisch oder buchhalterisch nicht korrekt verarbeitet wird.

Prüfen Sie die Einrichtung dieser Sonderfälle immer gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie den DATEV-Export verwenden.

Steuerkennzeichen und Steuersätze Neben den FIBU-Konten wird in PrismaNote auch der passende Steuersatz hinterlegt, zum Beispiel: 19 % 7 % 0 % Der Steuersatz muss zum jeweiligen Geschäftsvorfall passen. Ein falscher Steuersatz oder ein falsches Konto kann dazu führen, dass die DATEV-Datei nicht korrekt verarbeitet wird.

Deshalb sollten die Konten und Steuersätze vor dem ersten DATEV-Export immer geprüft werden.

Vorgehensweise bei der Einrichtung Für die Einrichtung der FIBU-Konten empfehlen wir folgende Schritte:

1. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob SKR03 oder SKR04 verwendet wird.
2. Lassen Sie sich die benötigten Konten für die relevanten Geschäftsvorfälle geben.
3. Hinterlegen Sie die Konten in den Einstellungen von PrismaNote.
4. Prüfen Sie die Steuerarten und Steuersätze.
5. Erstellen Sie einen Testexport. Auf Wunsch prüfen wir diesen.
6. Lassen Sie den Testexport bei Bedarf durch Ihren Steuerberater prüfen.

Erst danach sollte der DATEV-Export regelmäßig für die Finanzbuchhaltung verwendet werden.