Télécharger/lire la facture de la commande d'achat

Exemple de vidéo de lecture d'une facture PDF :

Saisir des produits via une facture PDF en 5 minutes

Suivez-vous les étapes de la vidéo ci-dessus ? N'oubliez pas de désactiver le « premier interrupteur » à 1:55 minute si vous souhaitez utiliser les prix de vente du PDF au lieu de votre prix de vente actuel.

Travaillez-vous avec une facture numérique (un fichier .TXT, .XML ou .DAT) ou avez-vous reçu une facture PDF ? Vous pouvez facilement l'enregistrer. Un PDF scanné ne fonctionne pas.

Liste des fournisseurs qui proposent un fichier TXT au lieu d'une facture PDF :

• Fossil
• Gisser
• Kasius
• Luckerath
• PDA Group
• Rebel& Rose
• Seiko Watch Europe BV
• Vroemen Trading
• Venson Amsterdam
• Ti Sento
• Weisz Group
• Coeur de Lion

1. Dans le menu, sous « Commandes d'achat », cliquez sur « Télécharger le fichier ».

2. Recherchez et sélectionnez le fournisseur souhaité dans le champ qui apparaît.

3. Cliquez sur le bouton pour indiquer le format du fichier.

4. Cliquez sur le texte « Sélectionner le fichier ».

5. Sélectionnez le fichier sur l'ordinateur et attendez que l'écran suivant apparaisse.

La manière dont les colonnes sont organisées dépend du fichier. Par conséquent, les actions requises peuvent varier d'une facture à l'autre. Si les informations ne sont pas affichées correctement et qu'il s'agit d'une facture que le fournisseur fournit toujours de cette manière, envoyez le fichier avec une explication à support@prismanote.com. Notre équipe de développement pourra alors apporter des ajustements pour les factures de ce fournisseur spécifique.

Explication de l'interface :

• Dans la première ligne, le type de colonne peut être sélectionné.

• Via le champ « Choisir » et le bouton « Appliquer l'action », vous pouvez effectuer des ajustements en masse.

• En sélectionnant quelques colonnes ou lignes, les ajustements en masse sont appliqués à ces données.

6. En haut de la colonne, cliquez sur le champ pour sélectionner la donnée correcte.

Seuls le numéro de produit, le prix d'achat, la quantité et la description de l'article (nom) sont obligatoires.

7. En haut, cliquez sur le bouton « Choisir » et cliquez sur « Nettoyer le texte ».

8. Cliquez ensuite sur le bouton « Appliquer l'action ».

Il peut arriver que le prix de vente ou le prix d'achat soit affiché sans point ni virgule.

Procédez donc comme suit :

9. Sélectionnez l'option « Ajouter des points à la colonne de prix » et cliquez sur le bouton « Appliquer l'action ».

Des points seront alors ajoutés pour les deux décimales.

Avec les options « Marquer les enregistrements comme... », il est également possible de sélectionner diverses lignes comme frais d'expédition ou emballage cadeau/présentoir.

10. Les colonnes sont-elles correctes ? Cliquez sur le bouton vert « Suivant » en haut à droite.

11. Un nouvel écran apparaît. Remplissez les champs supplémentaires (frais d'expédition, emballage cadeau, etc.) si nécessaire.

12. Sélectionnez la marque derrière le produit. En travaillant de haut en bas, différentes marques peuvent être facilement ajoutées.

La bonne marque n'est pas encore là ? Cliquez sur le texte « Ma marque n'est pas là » et ouvrez PrismaNote dans un nouvel onglet. Ajoutez ensuite la marque via les paramètres du magasin.

13. Cliquez sur le bouton « Suivant » en haut.

14. Un nouvel écran apparaît. Vérifiez les interrupteurs et cliquez sur Suivant.

Par défaut, les prix de vente de l'assortiment sont utilisés. Si vous désactivez le premier interrupteur, les produits sont mis à jour avec les prix de la commande d'achat.

15. Sélectionnez la marque derrière le produit. En travaillant de haut en bas, différentes catégories d'articles peuvent être facilement ajoutées.

La bonne catégorie d'articles n'est pas encore là ? Cliquez sur le texte « Ma catégorie d'articles n'est pas là » et ouvrez PrismaNote dans un nouvel onglet. Ajoutez ensuite la catégorie d'articles .

16. Cliquez sur le bouton « Importer » en haut.

17. Attendez que l'étape 4 soit chargée. Vérifiez ensuite si le système souhaite faire correspondre les produits avec les bons produits de la base de données.

S'il n'y a pas de résultat, vous pouvez toujours essayer de modifier le numéro de produit et de cliquer sur l'icône de recherche sous « recherche manuelle ».

18. Sélectionnez tous les produits en cliquant sur le champ de sélection supérieur. Vous pouvez éventuellement désélectionner les produits que vous ne souhaitez pas lier au produit de la base de données.

19. Cliquez sur le bouton « Connecter ».

20. Une fenêtre supplémentaire peut apparaître indiquant que le numéro de produit n'est pas encore correctement formaté. Vérifiez si c'est le cas et cliquez ensuite sur « OK ».

21. Attendez que l'icône de chargement s'arrête (avec la connexion des produits) et que l'étape « 5. Vers la commande d'achat » soit colorée en orange. Cliquez ensuite sur ce bouton.

La commande d'achat apparaît maintenant pour éventuellement apporter des modifications, augmenter le stock et imprimer des étiquettes. Voir le processus complet dans cet article d'aide sur la saisie de produits.