Système de caisse avec importation

Introduction

Vous commencez avec PrismaNote et votre système de caisse actuel sera transféré ?

Suivez ce processus d'implémentation pour une transition en douceur.

Si aucun produit ne doit être importé (uniquement les clients, transactions, cartes cadeaux ou réparations) ? Suivez les étapes de l'implémentation sans importation.

Toutes les étapes d'un démarrage réussi

Parcourez maintenant les étapes d'implémentation pour commencer.

Chaque étape est expliquée plus en détail ci-dessous.

1. Remplissez les formulaires que vous avez reçus par e-mail

2. Notez les dates de formation dans votre agenda

3. Réunion de projet avec le chef de projet

4. Installation et formation par l'équipe de support

5. Auto-apprentissage par tous les employés

6.\xa0Vous recevrez un identifiant PrismaNote

7. Ajoutez vos marques et fournisseurs

8. L'exportation de votre ancien système est effectuée en regardant via Anydesk ( Téléchargez gratuitement le programme sur la caisse)

• À partir de ce moment, vous utilisez toujours la fonction de caisse de votre ancien système, mais vous n'enregistrez plus de nouveaux articles entrants dans l'ancien système.

- Dès que les données de base sont en place, vous recevrez un message pour passer à l'étape 8.

9.\xa0Utilisez désormais la caisse PrismaNote et enregistrez toutes les transactions effectuées depuis le moment du téléchargement dans PrismaNote. À partir de ce moment, les articles entrants peuvent également être enregistrés dans PrismaNote.

10.\xa0Associez une seule fois le fournisseur importé au fournisseur officiel.

11.\xa0Optionnel : Associez vos groupes d'articles au groupe de revenus approprié.

12.\xa0Optionnel : Associez manuellement les produits sans correspondance au produit officiel.

1. Remplissez les formulaires que vous avez reçus par e-mail

Votre compte doit être configuré avec soin avant de commencer. Vous recevrez les 4 formulaires suivants :

1. Informations sur l'entreprise : Vérifiez votre adresse et quelques informations sur l'entreprise

2. Préférences de caisse : Dites-nous quelles méthodes de paiement, raccourcis et employés vous souhaitez configurer.

3. Paramètres d'impression : Faites-nous savoir quel matériel, reçus et étiquettes vous utilisez.

4. Transfert de données : Dites-nous en plus sur votre système actuel afin que nous puissions transférer correctement vos données.

Une fois qu'un formulaire est rempli, l'équipe de support s'en occupe.

2. Notez les dates de formation dans votre agenda

Vous avez reçu un deuxième e-mail avec le planning de votre implémentation. Vous savez ainsi exactement à quoi vous attendre et quand.

Notez les dates convenues dans votre agenda. Il est également possible de modifier les dates via le lien.

3. Réunion de projet - approfondissement avec le chef de projet

Discussion des paramètres de caisse souhaités, des employés, des méthodes de paiement, des raccourcis, des paramètres d'impression des reçus et des étiquettes.

Confirmation des sessions de formation et coordination de la migration des données, du site web et de l'intégration PAY.

4.\xa0Installation et formation par l'équipe de support

1. Livraison du matériel

2. Configuration de la caisse (paramètres généraux, raccourcis, méthodes de paiement, employés) et des imprimantes

3. Construction du site web / de la boutique en ligne

4. 2x 1,5 heure d'explication de base en ligne avant la date de début

Besoin de matériel ? Commandez et recevez le matériel en concertation avec notre représentant. Le système n'a pas besoin de serveur séparé, mais par exemple une ancienne imprimante d'étiquettes peut causer des problèmes.

5.\xa0Auto-apprentissage par tous les employés

Tous les employés suivent le cours de caisse ( Voici le lien)

Les employés des achats suivent le cours d'achat ( Voici le lien).

Ceci est le manuel complet du système.

6. Vous recevrez un identifiant PrismaNote

Vous recevrez un identifiant pour www.prismanote2.com. Pas encore reçu ? Envoyez un e-mail à support@prismanote.com

7. Ajout de vos marques et fournisseurs

Ajoutez toutes vos marques et fournisseurs. C'est important pour avoir un accès direct aux informations produits des fournisseurs. Consultez ce plan étape par étape pour cela.

8. Exportation et importation des données de base

L'exportation des données de votre ancien système est effectuée en regardant via Anydesk ( Téléchargez gratuitement le programme sur la caisse)

• À partir de ce moment, vous utilisez toujours la fonction de caisse de votre ancien système, mais vous n'enregistrez plus de nouveaux articles entrants dans l'ancien système.

- Dès que les données de base sont en place, vous recevrez un message pour passer à l'étape 9.

9. Commencez à travailler dans PrismaNote

Il y a quelques heures entre l'exportation et l'importation des données de base (produits, clients et réparations en cours). Une fois que c'est en place, il faut commencer immédiatement à enregistrer les ventes via la caisse et les achats via les commandes (étape 11) et à associer les fournisseurs (étape 12). Les dernières ventes (effectuées entre l'exportation et l'importation) peuvent également être saisies manuellement dans PrismaNote pour éviter les écarts de stock. Nous vous conseillons donc d'avoir suivi la formation avant l'importation.

Donc :

• Utilisez désormais la caisse PrismaNote

• Enregistrez toutes les transactions effectuées depuis le moment du téléchargement dans PrismaNote.

• À partir de ce moment, enregistrez les articles entrants dans PrismaNote (pour cela, suivez l'étape 12).

Nous ne pouvons importer les données supplémentaires (transactions historiques, réparations terminées, plus de données produit et champs de commentaires pour les clients) qu'une fois que les ventes ont commencé via la caisse. Cela peut prendre jusqu'à 4 jours pour que cela soit importé, car cela dépend de la quantité de données.

10. Associez les fournisseurs une seule fois

Si le système de caisse précédent a été importé, tous les fournisseurs sont également dans le système. Cependant, les fournisseurs ont leur propre compte dans PrismaNote. C'est pourquoi le fournisseur importé doit être associé une seule fois au compte officiel du fournisseur. Suivez ce plan étape par étape .

11. Association des groupes d'articles et des groupes de revenus

Si le système de caisse précédent a été importé, tous vos groupes d'articles sont également dans le système.

Suivez éventuellement ce plan étape par étape pour les groupes d'articles pour les modifier et associez les groupes d'articles aux groupes de revenus avec cette explication .

12. Optionnel : association des produits

Les informations produit sont entièrement importées dans le nouveau système. Cela est automatiquement mis en correspondance avec la base de données centrale des produits (afin que vous utilisiez le produit du fournisseur et que plus de filtres et de photos soient remplis). Le nombre de produits qui peuvent être automatiquement mis en correspondance dépend de la qualité des données importées. Par exemple, votre produit a-t-il déjà un numéro EAN et le numéro de produit du fournisseur ? Alors le système peut trouver une correspondance plus rapidement. Tous les autres produits peuvent être associés manuellement (une seule fois) au produit officiel.

Cette étape est particulièrement intéressante si vous souhaitez afficher autant de produits que possible sur la boutique en ligne. Pour cela, suivez ces étapes.

Qui mène la danse ?

La première étape consiste à désigner un point de contact. En d'autres termes, le chef de projet.

Ce rôle est essentiel pour une transition sans heurts. Voici donc des conseils supplémentaires pour cette fonction :

1. Assurez-vous que tout le monde est impliqué dès le début et n'a pas à sauter dans un "train en marche".
2. Assurez-vous de bien comprendre le système vous-même. Ensuite, voyez comment la méthode de travail actuelle s'intègre dans le nouveau système.
3. Assurez-vous que chaque employé comprend quels processus se dérouleront (un peu) différemment et comment.
4. Assurez-vous que toutes les étapes ci-dessus sont cochées.
5. Gardez le contrôle en ne vous laissant pas déborder par toutes les tâches. Laissez les employés contacter notre support pour toute question.
6. Créez une image claire du calendrier et communiquez-la en interne.
7. Donnez à chacun suffisamment de temps pour s'habituer avant la date de mise en œuvre et expliquez clairement pourquoi le changement est nécessaire.

Conseils supplémentaires pour travailler avec le système

Il faudra peut-être quelques semaines pour s'habituer avant de commencer à aimer le système. Voici des conseils de bijoutiers qui vous ont précédé :

1. Si vous ne comprenez pas quelque chose et que vous ne trouvez pas la réponse dans le manuel et les vidéos, contactez le support.
2. Apprendre, c'est faire le plus possible, car passer à un nouveau système est toujours une question d'habitude. Cela fonctionne un peu différemment de Jupa ou DiamondR.
3. Consultez régulièrement les mises à jour dans le centre d'aide.
4. Donnez un nom à chaque client dans le système et présentez-vous également au client.
5. L'affichage en ligne des produits et la collecte des données clients font vraiment la différence pour nous, bijoutiers. Alors, mettez-vous-y le plus tôt possible.

Oui ! Vous pouvez maintenant commencer à travailler plus efficacement, à collecter des données clients et à faire du marketing. Encore des incertitudes ? Contactez-nous ou consultez le manuel.

Vous pouvez également en savoir plus sur des sujets intéressants :

1. Pourquoi enregistrer les données clients au lieu d'utiliser "Client de comptoir" ?
2. Moments de contact pour faire la différence
3. 3 conseils pour une bonne optimisation des stocks
4. Marketing en ligne : un plan de contenu pour vous, bijoutier

Besoin d'aide ?

1. Dans le menu du système, vous verrez un bouton "AIDE". En cliquant dessus, vous pouvez facilement démarrer un chat ou consulter la base de connaissances dans le système. Vous pouvez également télécharger le programme de visualisation à distance "Anydesk" ici.

2. Consultez également le centre d'aide sur support.prismanote.com

3. Envoyez votre e-mail à support@prismanote.com

4. Appelez-nous au +31 88 20 22 522 entre 8h30 et 17h30 (le samedi, veuillez n'appeler qu'en cas d'urgence).