Ga je starten met PrismaNote? Welkom!

In dit artikel staan alle stappen voor een vliegende start. Doorloop ze in deze volgorde, zodat de implementatie soepel verloopt.



Voor de import

Verschillende instellingen zijn nodig om het systeem goed te gebruiken. Dit kan grotendeels al voor het overzetten van de data worden gedaan.


1. Winkelinventarisatie. Download de formulieren en mail ze naar support@prismanote.com: https://info.prismanote.com/check

  • Wat is het huidige systeem? Bijvoorbeeld: Jupa / DiamondR
  • Welke data moet worden overgezet? Producten / Transacties / Klanten
  • Bonnen & Labels lay-out wensen
  • Nieuwe website Ja/Nee
  • Benodigde hardware
  • Benodigde bonrollen & labels
  • PAY terminal


2. Download alvast Anydesk op elke computer in de winkel, zodat we kunnen helpen op afstand: https://info.prismanote.com/meekijken


3. Download de printer software op de juiste computers: https://info.prismanote.com/tools

  • PrismaNote Printhelper op elke computer waarvan je wilt printen vanuit PrismaNote
  • Epson stuurprogramma & Utility (II of III) en NetConfig voor Windows of Mac op de computer waarvan je thermische bonnen wilt printen.
  • Zebra Setup & Driver (GK420t of ZD420) op de computer waarvan je labels wilt printen.


4. Aanmelding PrismaNote



Na stap 1 tot 4 kan de technische support de kassa's en printers koppelen.



5. Winkelinstellingen invullen. Meer uitleg van de instellingen tref je hier.

  • Login in PrismaNote
  • Klik in het menu op 'Winkelinstellingen'
  • Vul de gegevens in:
    • Winkelgegevens
    • Financiële gegevens (Belangrijk: Bankgegevens, KVK, BTW nummer)
    • Algemene instellingen (Belangrijk: Logo)


6. Merken toevoegen bij Winkelinstellingen (zie stappen).


7. Sneltoetsen aanmaken (zie stappen).


8. Medewerkers aanmaken (zie stappen).



Oefenen en training

Voordat we de data overzetten, is het belangrijk om te weten hoe het werkt. Het is eenvoudig, maar het blijft natuurlijk wel even ontdekken en gewoon doen.


9. Vraag of jullie account gekoppeld kan worden aan een test account om te oefenen. Dit kan aan de vertegenwoordiger of via de chat of met een e-mail naar support@prismanote.com.


10. Bekijk de video’s op: info.prismanote.com/video-training


11. Oefen met het aanmaken van een klant en een transactie. Bekijk handleiding klant aanmaken en transactie aanmaken.


12. Oefen met het verwerken van een reparatie. Bekijk handleiding.


13. Oefen met het maken en verwerken van een inkooporder. Bekijk handleiding.



Tijdens de import

Er zitten enkele uren tussen het exporteren en importeren van de data. De laatste verkopen kunnen handmatig in PrismaNote worden gezet om geen verschil te hebben.


14. PrismaNote neemt contact op om een export te maken van uw huidige systeem (20 minuten). Dit gebeurt op afstand. We controleren dan:

  • inkoopwaarde van de voorraad
  • verkoopwaarde van de voorraad
  • aantal stuks op voorraad


15. De data wordt klaar gemaakt en geïmporteerd. Daarna wordt het telefonisch besproken(5 minuten).



Andere veelgebruikte functies:



Na de import


16. Leveranciers koppelen (zie de stappen)

  • Bestaat de leverancier nog niet? Bekijk hoe je een nieuwe leverancier kan aanmaken.


17. Wijzig artikelgroepen en voeg ze eventueel samen. Bekijk stappen.


18. Definieer de hoofdgroepen voor de statistieken. Bekijk stappen.


19. Koppel producten zonder match handmatig aan het officiële product (optioneel). Bekijk stappen.




Andere handige stappen:




Tip: Het aanstellen van een aanspreekpunt. Wie trekt de kar?

Stap één is het aanstellen van een aanspreekpunt. Met een mooi woord ook wel de projectleider genoemd. Deze rol is essentieel voor een vlekkeloze overstap. Daarom extra tips voor deze functie:

  • Zorg dat iedereen vanaf het begin is betrokken en niet op een ‘lopende trein’ hoeft te springen.
  • Zorg dat je het systeem zelf ook begrijpt. Kijk vervolgens hoe de huidige manier van werken past binnen het nieuwe systeem.
  • Zorg dat elke medewerker begrijpt welke processen er (iets) anders zullen verlopen en hoe.
  • Zorg dat alle 20 stappen worden afgevinkt.
  • Blijf in controle door niet voor alle karretjes gespannen te worden. Laat medewerkers ook contact opnemen met onze Support voor vragen.
  • Creëer een duidelijk beeld van de tijdsplanning en communiceer dit intern.
  • Geef iedereen voldoende tijd om te wennen en maak duidelijk waarom de verandering nodig is.




Extra tips om met het systeem te werken

Wellicht is het in de eerste weken nog wennen, voordat je van het systeem begint te houden. Dit zijn tips van juweliers die je voorgingen:

  • Als je iets niet begrijpt en je komt niet uit de handleiding en video’s, bel naar de gratis support.
  • Leren is zoveel mogelijk doen, want omschakelen naar een nieuw systeem is altijd wennen. Het werkt iets anders dan Jupa of DiamondR.
  • Bekijk regelmatig de updates in het helpcentrum.
  • Geef elke klant een naam in het systeem en stel jezelf ook voor aan de klant.
  • Het online weergeven van de producten en het verzamelen van klantgegevens maakt voor ons als juwelier echt het verschil. Dus ga hier zo snel mogelijk mee aan de slag.




Geslaagd!

Yes! Je kan nu starten met efficiënter werken, het verzamelen van klantgegevens en het doen van marketing. Nog onduidelijkheden? Neem contact op of raadpleeg de handleiding.

 

Je kan ook meer lezen over interessante onderwerpen:

Waarom klantgegevens noteren in plaats van ‘Balie-klant’ gebruiken?
Contactmomenten om het verschil te maken
3 tips voor een goede voorraad optimalisatie
Online marketing: een content plan voor u als juwelier
Over ons: wie werkt er bij PrismaNote?