Filialsystem mit Import

Einleitung

Beginnen Sie mit PrismaNote und wird Ihr aktuelles Kassensystem umgestellt?

Durchlaufen Sie diesen Implementierungsprozess für einen reibungslosen Übergang.

Brauchen keine Produkte importiert werden (nur Kunden, Transaktionen, Geschenkkarten oder Reparaturen)? Dann folgen Sie den Schritten der Implementierung ohne Import.

Alle Schritte für einen erfolgreichen Start

Durchlaufen Sie nun die Implementierungsschritte, um zu beginnen.

Nachfolgend wird jeder Schritt genauer erläutert.

1. Füllen Sie die Formulare aus, die Sie per E-Mail erhalten haben

2. Tragen Sie die Schulungstermine in Ihren Kalender ein

3. Projektbesprechung mit dem Projektleiter

4. Installation und Schulung durch das Support-Team

5. Selbststudium durch alle Mitarbeiter

6.Sie erhalten einen PrismaNote-Login

7. Fügen Sie Ihre Marken und Lieferanten hinzu

8. Der Export aus Ihrem alten System erfolgt durch Fernzugriff über Anydesk ( Laden Sie das Programm bereits kostenlos auf die Kasse herunter)

• Ab diesem Zeitpunkt verwenden Sie noch die Kassenfunktion Ihres alten Systems, buchen aber keine neuen eingehenden Artikel mehr in das alte System ein.

- Sobald die Basisdaten vorhanden sind, erhalten Sie eine Nachricht, um mit Schritt 8 fortzufahren.

9.Verwenden Sie ab sofort die PrismaNote-Kasse und übertragen Sie alle Transaktionen, die seit dem Download-Zeitpunkt getätigt wurden, in PrismaNote. Ab diesem Zeitpunkt können auch die eingehenden Artikel in PrismaNote erfasst werden.

10.Verknüpfen Sie einmalig den importierten Lieferanten mit dem offiziellen Lieferanten.

11.Optional: Verknüpfen Sie Ihre Artikelgruppen mit der richtigen Umsatzgruppe.

12.Optional: Verknüpfen Sie Produkte ohne Übereinstimmung manuell mit dem offiziellen Produkt.

1. Füllen Sie die Formulare aus, die Sie per E-Mail erhalten haben

Ihr Konto muss sorgfältig eingerichtet werden, bevor Sie beginnen. Sie erhalten dafür die folgenden 4 Formulare:

1. Unternehmensdaten: Überprüfen Sie Ihre Adresse und einige Unternehmensdaten

2. Kassenpräferenzen: Teilen Sie uns mit, welche Zahlungsmethoden, Hotkeys und Mitarbeiter Sie einrichten möchten.

3. Druckereinstellungen: Teilen Sie uns mit, welche Hardware, Belege und Etiketten Sie verwenden.

4. Datenübertragung: Erzählen Sie uns mehr über Ihr aktuelles System, damit wir Ihre Daten korrekt übertragen können.

Sobald ein Formular ausgefüllt ist, beginnt das Support-Team mit der Bearbeitung.

2. Tragen Sie die Schulungstermine in Ihren Kalender ein

Sie haben eine zweite E-Mail mit dem Zeitplan Ihrer Implementierung erhalten. So wissen Sie genau, was Sie wann erwarten können.

Tragen Sie die vereinbarten Termine in Ihren Kalender ein. Es ist gegebenenfalls auch möglich, Termine über den Link zu ändern.

3. Projektbesprechung - Vertiefung mit dem Projektleiter

Besprechung der gewünschten Kasseneinstellungen, Mitarbeiter, Zahlungsmethoden, Hotkeys, Druckereinstellungen für Belege und Etiketten.

Bestätigung der Schulungstermine und Abstimmung der Datenmigration, Website und PAY-Anbindung.

4.Installation und Schulung durch das Support-Team

1. Hardwarelieferung

2. Einrichtung der Kasse (allgemeine Einstellungen, Hotkeys, Zahlungsmethoden, Mitarbeiter) und Drucker

3. Erstellung der Website / des Webshops

4. 2x 1,5 Stunden Online-Basisschulung vor dem Startdatum

Hardware benötigt? Bestellen und erhalten Sie die Hardware in Absprache mit unserem Vertreter. Für das System ist kein separater Server erforderlich, aber beispielsweise ein alter Etikettendrucker kann Störungen verursachen.

5.Selbststudium durch alle Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter absolvieren den Kassenkurs ( Dies ist der Link)

Die Mitarbeiter des Einkaufs absolvieren den Einkaufskurs ( Dies ist der Link).

Dies ist die vollständige Anleitung des Systems.

6. Sie erhalten einen PrismaNote-Login

Sie erhalten einen Login für www.prismanote2.com. Noch nicht erhalten? Senden Sie eine E-Mail an support@prismanote.com

7. Hinzufügen Ihrer Marken und Lieferanten

Fügen Sie alle Ihre Marken und Lieferanten hinzu. Dies ist wichtig, um direkten Zugriff auf die Produktinformationen der Lieferanten zu erhalten. Beachten Sie hierzu diesen Schritt-für-Schritt-Plan.

8. Export und Import von Basisdaten

Der Export der Daten aus Ihrem alten System erfolgt durch Fernzugriff über Anydesk ( Laden Sie das Programm bereits kostenlos auf die Kasse herunter)

• Ab diesem Zeitpunkt verwenden Sie noch die Kassenfunktion Ihres alten Systems, buchen aber keine neuen eingehenden Artikel mehr in das alte System ein.

- Sobald die Basisdaten vorhanden sind, erhalten Sie eine Nachricht, um mit Schritt 9 fortzufahren.

9. Beginnen Sie mit der Arbeit in PrismaNote

Zwischen dem Export und Import der Basisdaten (von Produkten, Kunden und offenen Reparaturen) liegen einige Stunden. Sobald diese Daten vorhanden sind, muss sofort mit dem Ausbuchen über die Kasse und dem Einbuchen über Bestellungen (Schritt 11) sowie dem Verknüpfen von Lieferanten (Schritt 12) begonnen werden. Die letzten Verkäufe (die zwischen Export und Import getätigt wurden) können auch manuell in PrismaNote erfasst werden, um keine Bestandsdifferenzen zu haben. Wir empfehlen daher, den Kurs vor dem Import absolviert zu haben.

Also:

• Verwenden Sie ab sofort die PrismaNote-Kasse

• Erfassen Sie alle Transaktionen, die seit dem Download-Zeitpunkt getätigt wurden, in PrismaNote.

• Buchen Sie ab diesem Zeitpunkt die eingehenden Artikel in PrismaNote (führen Sie dazu Schritt 12 aus).

Wir können die zusätzlichen Daten (historische Transaktionen, abgeschlossene Reparaturen, weitere Produktdaten und Notizfelder bei Kunden) erst importieren, wenn mit dem Verkauf über die Kasse begonnen wurde. Es kann bis zu 4 Tage dauern, bis dies importiert ist, da es von der Datenmenge abhängt.

10. Verknüpfen Sie einmalig die Lieferanten

Wenn das vorherige Kassensystem importiert wurde, sind auch alle Lieferanten im System vorhanden. Lieferanten haben jedoch ein eigenes Konto in PrismaNote. Daher muss der importierte Lieferant einmalig mit dem offiziellen Konto des Lieferanten verknüpft werden. Folgen Sie diesem Schritt-für-Schritt-Plan .

11. Verknüpfen von Artikelgruppen und Umsatzgruppen

Wenn das vorherige Kassensystem importiert wurde, sind auch alle Ihre Artikelgruppen im System vorhanden.

Folgen Sie gegebenenfalls diesem Schritt-für-Schritt-Plan für Artikelgruppen, um diese zu bearbeiten, und verknüpfen Sie die Artikelgruppen mit den Umsatzgruppen mit dieser Erklärung .

12. Optional: Verknüpfen von Produkten

Die Produktinformationen werden vollständig in das neue System importiert. Dies wird automatisch mit der zentralen Produktdatenbank abgeglichen (so dass Sie das Produkt des Lieferanten verwenden und weitere Filter und Fotos ausgefüllt werden). Die Anzahl der Produkte, die automatisch abgeglichen werden können, hängt von der Qualität der importierten Daten ab. Hat Ihr Produkt beispielsweise bereits eine EAN-Nummer und die Produktnummer des Lieferanten? Dann kann das System schneller eine Übereinstimmung finden. Alle anderen Produkte können Sie (einmalig) manuell mit dem offiziellen Produkt verknüpfen.

Dieser Schritt ist besonders interessant, wenn Sie so viele Produkte wie möglich im Webshop anzeigen möchten. Folgen Sie dazu diesen Schritten.

Wer zieht den Karren?

Schritt eins ist die Ernennung eines Ansprechpartners. Mit einem schönen Wort auch Projektleiter genannt.

Diese Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Daher zusätzliche Tipps für diese Funktion:

1. Stellen Sie sicher, dass jeder von Anfang an involviert ist und nicht auf einen "fahrenden Zug" aufspringen muss.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie das System selbst verstehen. Prüfen Sie dann, wie die aktuelle Arbeitsweise in das neue System passt.
3. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter versteht, welche Prozesse (etwas) anders ablaufen werden und wie.
4. Stellen Sie sicher, dass alle oben genannten Schritte abgehakt werden.
5. Bleiben Sie in Kontrolle, indem Sie nicht für alle Aufgaben eingespannt werden. Lassen Sie Mitarbeiter bei Fragen auch unseren Support kontaktieren.
6. Erstellen Sie ein klares Bild der Zeitplanung und kommunizieren Sie dies intern.
7. Geben Sie jedem vor dem Implementierungsdatum ausreichend Zeit zur Gewöhnung und machen Sie deutlich, warum die Änderung notwendig ist.

Zusätzliche Tipps für die Arbeit mit dem System

Es kann in den ersten Wochen noch gewöhnungsbedürftig sein, bevor Sie das System lieben lernen. Dies sind Tipps von Juwelieren, die Ihnen vorausgegangen sind:

1. Wenn Sie etwas nicht verstehen und in der Anleitung und den Videos nicht weiterkommen, wenden Sie sich an den Support.
2. Lernen bedeutet, so viel wie möglich zu tun, denn die Umstellung auf ein neues System ist immer gewöhnungsbedürftig. Es funktioniert etwas anders als Jupa oder DiamondR.
3. Überprüfen Sie regelmäßig die Updates im Help Center.
4. Geben Sie jedem Kunden einen Namen im System und stellen Sie sich auch dem Kunden vor.
5. Die Online-Darstellung der Produkte und die Erfassung von Kundendaten machen für uns als Juwelier wirklich den Unterschied. Beginnen Sie also so schnell wie möglich damit.

Ja! Sie können jetzt effizienter arbeiten, Kundendaten sammeln und Marketing betreiben. Noch Unklarheiten? Kontaktieren Sie uns oder konsultieren Sie die Anleitung.

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Benötigen Sie Support?

1. Im Menü des Systems sehen Sie eine Schaltfläche "HILFE". Durch Klicken darauf können Sie einfach einen Chat starten oder die Wissensdatenbank im System einsehen. Hier können Sie auch das Fernwartungsprogramm "Anydesk" herunterladen.

2. Besuchen Sie das Help Center auch unter support.prismanote.com

3. Senden Sie Ihre E-Mail an support@prismanote.com

4. Rufen Sie uns an unter +31 88 20 22 522 zwischen 8:30 und 17:30 Uhr (samstags bitte nur in Notfällen anrufen).