Migration von PrismaNote 1 zu 2

Von abgeschlossenen Reparaturen, die in PN1 erstellt wurden, können die Belege in PN2 nicht ausgedruckt werden (aber von historischen Transaktionen). Dies ist jedoch bei offenen Reparaturen und Bestellungen möglich und hängt mit der neuen Architektur für die Transaktionsverarbeitung zusammen.

Nehmen Sie den Kurs im Voraus

Vermeiden Sie Frustration und stellen Sie sicher, dass das gesamte Team den Kurs absolviert hat, bevor die Daten übertragen werden.

Sehen Sie sich die Videos hier an: support.prismanote.com/cursussen

Viele Funktionen funktionieren gleich, aber manche etwas anders. Zum Beispiel das Einbuchen neuer Produkte, die Bearbeitung einer Rücksendung oder das Einlösen einer Geschenkkarte.

Sie können auch das Handbuch öffnen, um direkt spezifische Erklärungen zu sehen.

Alle Schritte einer erfolgreichen Migration

Entdecken Sie, welche Arbeiten für Sie ausgeführt werden und was Sie tun müssen.

Im Folgenden wird jeder Schritt näher erläutert.

Vor der Migration

1. Sie erhalten einen Login von PrismaNote.

2. Die Kassen- und Ladeneinstellungen werden übernommen.

3. Die Drucker werden eingerichtet.

4. Mitarbeiter übertragen.

5. Die Website wird im neuen System neu erstellt.

Zusammenfassung dessen, was Sie vor der Migration tun müssen:

- Mitarbeiterberechtigungen einstellen. Handbuch ansehen. (Wir fügen die Mitarbeiter hinzu, aber Sie können das 'Berechtigungsprofil' und den PIN-Code selbst einstellen).

- E-Mail-Adresse verifizieren, falls diese noch nicht genehmigt wurde. Handbuch ansehen. (Wenn Sie das E-Mail-Management an PrismaNote ausgelagert haben, erledigen wir das für Sie).

- Verwenden Sie das Prämienpunkteprogramm? Überprüfen Sie die Einstellungen. Sie können jetzt auch zusätzliche Gruppen und Zahlungsmethoden nach Wunsch ausschließen. Handbuch ansehen.

- Sind die Zahlungsmethoden eingestellt, aber Ihnen fehlt eine? Dies ist das Handbuch .

Während der Migration (ab dem Abend vor dem vereinbarten Datum)

6. Migration der Daten.

7. Verwenden Sie ab sofort die PrismaNote 2 Kasse. Ab diesem Zeitpunkt können auch die eingehenden Artikel in PrismaNote 2 erfasst werden.

8. Einmaliges Verknüpfen von Lieferanten.

9. Verbesserungen der Tastenkombinationen durchführen.

10. Artikelgruppen mit Umsatzgruppen verknüpfen.

Zusammenfassung dessen, was Sie während/nach der Migration tun müssen:

- Erstellen Sie eine Transaktion und drucken Sie alle Belege aus. Änderungen erforderlich? Senden Sie ein Foto mit den gewünschten Änderungen an support@prismanote.com .

- Lieferanten verknüpfen, die wir noch nicht verknüpfen konnten. (Siehe Schritt 8).

• Einstellung der Marge bei Schnelltasten (Schritt 9).

- Artikelgruppen mit Umsatzgruppen verknüpfen (Schritt 10).

1. Sie erhalten einen Login von PrismaNote

Sie erhalten einen Login für www.prismanote2.com. Noch nicht erhalten? Mailen Sie an support@prismanote.com

Bitte ändern Sie das Passwort nicht, bis die Migration abgeschlossen ist, damit wir alles korrekt übertragen und überprüfen können.

2. Kassen- und Ladeneinstellungen werden übernommen

Über das Menü „Ladeneinstellungen“ werden folgende Daten übernommen:

1. Allgemeine Einstellungen: Laden, Adresse, Standortverwaltung, Logo.

2. Kasse: letzte Belegnummer, Rechnungsnummer, Tütennummer, Standardartikelgruppe „Bestellen“ und „Reparatur“, Zahlungsmethoden.

3. Arbeitsstationen

4. Zahlungsintegrationen

5. Treuepunkteprogramm

Für die Zahlungsmethoden prüfen wir, ob Sie eine PAY-Integration haben oder nicht. Ist dies nicht der Fall, fügen wir alle Kartenoptionen (MasterCard, Maestro, Visa, Amex, VPAY, Fashion Cheque, Fashion Giftcard, Sonstige Karte) als separate Schaltflächen hinzu. Fehlt Ihnen eine? Folgen Sie dem Handbuch oder senden Sie eine E-Mail an support@prismanote.com.

Was Sie tun können:

- E-Mail-Adresse verifizieren, falls diese noch nicht genehmigt wurde. Handbuch ansehen. (Wenn Sie das E-Mail-Management an PrismaNote ausgelagert haben, erledigen wir das für Sie).

- Verwenden Sie das Prämienpunkteprogramm? Überprüfen Sie die Einstellungen. Sie können jetzt auch zusätzliche Gruppen und Zahlungsmethoden nach Wunsch ausschließen. Handbuch ansehen.

- Überprüfen Sie alle Einstellungen und passen Sie sie nach Wunsch an. Weitere Erklärungen zu allen Ladeneinstellungen

3. Die Drucker werden eingerichtet

Gegebenenfalls können Sie die Drucker auch selbst über die Ladeneinstellungen einrichten. Dies ist die Anleitung.

Hier kann auch (im Abschnitt 'Druckeinstellungen') angegeben werden, ob ein Beleg automatisch heruntergeladen, gedruckt oder per E-Mail versendet werden soll.

4. Mitarbeiter übertragen

PrismaNote wird die Mitarbeiter hinzufügen, damit Sie schneller starten können.

Sie können eventuell weitere Daten der Mitarbeiter eingeben, das Rechteprofil ändern und die PIN-Codes hinzufügen.

Dies ist die Anleitung.

5. Neue Website erstellen

Haben Sie eine PrismaNote-Website? Dann erstellen wir diese in PrismaNote 2 neu, sodass Ihre Produkte hier automatisch angezeigt werden.

Die E-Commerce-Funktionalität wurde komplett erneuert. Die Website wird am Tag nach der Migration live geschaltet.

6. Datenmigration

Am Abend vor dem vereinbarten Migrationsdatum werden die Produkte, Lieferanten, Marken, Kunden und Schnelltasten migriert.

Das bedeutet, dass dies morgens, wenn das Geschäft öffnet, bereits übertragen ist. Anschließend werden die historischen Transaktionen, Reparaturen, Bestellungen und Geschenkkarten übertragen.

Dies dauert in der Regel bis zum frühen Nachmittag, abhängig vom Geschäft.

Lieferanten, bei denen wir nicht zu 100 % sicher sagen können, welches offizielle Konto dazu gehört, werden wir nicht verknüpfen. Sie können diese Liste am Tag nach der Migration erneut durchgehen. Handbuch ansehen.

Schaffen Sie es nicht, einen Lieferanten zu verknüpfen? Zum Beispiel, wenn dieser noch nicht im System ist. Senden Sie eine E-Mail an support@prismanote.com mit den Lieferanteninformationen und wir werden diesen separat hinzufügen.

9. Verbesserungen der Tastenkombinationen durchführen

Auch die Schnelltasten werden von PrismaNote 1 übernommen.

Dafür werden wir auch eine Verbesserung in Bezug auf deren Darstellung auf dem Beleg vornehmen (die Lieferantennummer kann über das Sortiment angepasst werden, sodass die Startnummer entfällt).

Was Sie tun können:

- Es ist möglich, pro Schnelltaste einzustellen, ob Sie keinen Gewinn oder eben keinen Einkaufspreis verwenden möchten. Dies ist für die Statistiken sinnvoll. Folgen Sie diesem Handbuch, um die Schnelltasten zu bearbeiten. Wählen Sie anschließend die gewünschte Option unter 'Einkaufspreis'.

10. Verknüpfen von Artikelgruppen und Umsatzgruppen

Wenn das vorherige Kassensystem importiert wurde, sind auch alle Ihre Artikelgruppen im System enthalten.

Folgen Sie gegebenenfalls diesem Artikelgruppen-Schritt-für-Schritt-Plan, um diese zu bearbeiten, und verknüpfen Sie die Artikelgruppen mit den Umsatzgruppen mit dieser Erklärung .

Wer zieht den Karren?

Schritt eins ist die Benennung eines Ansprechpartners. Mit einem schönen Wort auch Projektleiter genannt.

Diese Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Daher zusätzliche Tipps für diese Funktion:

1. Stellen Sie sicher, dass alle von Anfang an involviert sind und nicht auf einen 'fahrenden Zug' aufspringen müssen.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie das System selbst verstehen. Prüfen Sie dann, wie die aktuelle Arbeitsweise in das neue System passt.
3. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter versteht, welche Prozesse (etwas) anders ablaufen werden und wie.
4. Stellen Sie sicher, dass alle oben genannten Schritte abgehakt werden.
5. Behalten Sie die Kontrolle, indem Sie nicht für alle Karren gespannt werden. Lassen Sie Mitarbeiter bei Fragen auch unseren Support kontaktieren.
6. Erstellen Sie ein klares Bild der Zeitplanung und kommunizieren Sie dies intern.
7. Geben Sie allen vor dem Implementierungsdatum ausreichend Zeit, sich einzugewöhnen, und machen Sie deutlich, warum die Änderung notwendig ist.

Benötigen Sie Support?

1. Im Menü des Systems sehen Sie eine Schaltfläche 'HILFE'. Wenn Sie darauf klicken, können Sie einfach einen Chat starten oder die Wissensdatenbank im System einsehen. Hier können Sie auch das Bildschirmfreigabeprogramm 'Anydesk' herunterladen.