Migration de PrismaNote 1 vers 2

Pour les réparations terminées effectuées dans PN1, les reçus ne peuvent pas être imprimés dans PN2 (par contre, les reçus des transactions historiques le peuvent). Cela est possible pour les réparations et commandes en cours et est lié à la nouvelle architecture de traitement des transactions.

Suivez le cours à l'avance

Évitez la frustration et assurez-vous que toute l'équipe a suivi le cours avant la migration des données.

Regardez les vidéos ici : support.prismanote.com/cursussen

De nombreuses fonctions fonctionnent de la même manière, mais certaines sont légèrement différentes. Par exemple l'enregistrement de nouveaux produits, le traitement d'un retour ou l'utilisation d'une carte cadeau.

Vous pouvez également ouvrir le manuel pour voir des explications spécifiques directement.

Toutes les étapes d'une migration réussie

Découvrez les tâches qui seront effectuées pour vous et ce que vous devez faire.

Des explications supplémentaires sont fournies pour chaque étape ci-dessous.

Avant la migration

1. Vous recevrez un identifiant PrismaNote.

2. La caisse et les paramètres du magasin seront repris.

3. Les imprimantes seront configurées.

4. Transfert des employés.

5. Le site web sera recréé dans le nouveau système.

Ce que vous devez faire avant la migration :

- Configurer les droits des employés. Voir le manuel. (Nous ajouterons les employés, mais vous pouvez définir vous-même le 'profil de droits' et le code PIN).

- Vérifier l'adresse e-mail, si elle n'est pas encore approuvée. Voir le manuel. (Si vous avez confié la gestion des e-mails à PrismaNote, nous le ferons pour vous).

- Utilisez-vous le programme de points de fidélité ? Vérifiez les paramètres. Vous pouvez désormais exclure des groupes et des modes de paiement supplémentaires selon vos souhaits. Voir le manuel.

- Les méthodes de paiement sont-elles configurées, mais il vous en manque une ? Voici le manuel .

Pendant la migration (à partir du soir précédant la date convenue)

6. Migration des données.

7. Désormais, utilisez la caisse PrismaNote 2. À partir de ce moment, les articles entrants peuvent également être enregistrés dans PrismaNote 2.

8. Liaison unique des fournisseurs.

9. Amélioration des raccourcis.

10. Liaison des groupes d'articles aux groupes de revenus.

Résumé de ce que vous devez faire pendant/après la migration :

- Effectuez une transaction et imprimez tous les reçus. Besoin de modifications ? Envoyez une photo à support@prismanote.com avec les modifications souhaitées.

- Liez les fournisseurs que nous n'avons pas encore pu lier. (Voir étape 8).

• Configurer la marge pour les raccourcis (étape 9).

- Lier les groupes d'articles aux groupes de chiffres d'affaires (étape 10).

1. Vous recevrez un identifiant PrismaNote

Vous recevrez un identifiant pour www.prismanote2.com. Vous ne l'avez pas encore reçu ? Envoyez un e-mail à support@prismanote.com

Veuillez ne pas modifier le mot de passe avant la fin de la migration, afin que nous puissions tout transférer et vérifier correctement.

2. La caisse et les paramètres du magasin sont repris

Via le menu 'Paramètres du magasin', les données suivantes sont reprises :

1. Paramètres généraux : Magasin, Adresse, Gestion de la localisation, Logo.

2. Caisse : dernier numéro de ticket, numéro de facture, numéro de sac, groupe d'articles standard 'Commander' et 'Réparation', méthodes de paiement.

3. Postes de travail

4. Intégrations de paiement

5. Programme de points de fidélité

Pour les méthodes de paiement, nous vérifions si vous avez une intégration PAY ou non. Si ce n'est pas le cas, nous ajouterons toutes les options de carte (MasterCard, Maestro, Visa, Amex, VPAY, Fashion cheque, Fashion Giftcard, Autres cartes) comme boutons séparés. Il vous en manque une ? Suivez le manuel ou envoyez un e-mail à support@prismanote.com.

Ce que vous pouvez faire :

- Vérifier l'adresse e-mail, si elle n'est pas encore approuvée. Voir le manuel. (Si vous avez confié la gestion des e-mails à PrismaNote, nous le ferons pour vous).

- Utilisez-vous le programme de points de fidélité ? Vérifiez les paramètres. Vous pouvez désormais exclure des groupes et des modes de paiement supplémentaires selon vos souhaits. Voir le manuel.

- Vérifiez tous les paramètres et ajustez-les selon vos souhaits. Plus d'explications sur tous les Paramètres du magasin

3. Les imprimantes sont configurées

Vous pouvez également configurer les imprimantes vous-même via les paramètres du magasin. Voici le manuel.

Ici (dans la section 'Paramètres d'impression'), il peut également être indiqué si un reçu doit être automatiquement téléchargé, imprimé ou envoyé par e-mail.

4. Transfert des employés

PrismaNote ajoutera les employés, afin que vous puissiez démarrer plus rapidement.

Vous pouvez éventuellement saisir plus de données pour les employés, modifier le profil des droits et ajouter les codes PIN.

Voici le manuel.

5. Créer un nouveau site web

Vous avez un site web PrismaNote ? Nous le recréons dans PrismaNote 2, afin que vos produits y soient automatiquement affichés.

La fonctionnalité e-commerce a été entièrement renouvelée. Le site web sera mis en ligne le jour suivant la migration.

6. Migration des données

La veille de la date de migration convenue, les produits, fournisseurs, marques, clients et raccourcis sont migrés.

Les données sont donc transférées le matin, à l'ouverture du magasin. Ensuite, les transactions historiques, les réparations, les commandes et les cartes cadeaux sont transférées.

Cela prend généralement jusqu'au début de l'après-midi, selon le magasin.

Nous ne lierons pas les fournisseurs pour lesquels nous ne pouvons pas dire avec 100% de certitude quel compte officiel leur correspond. Vous pouvez consulter cette liste à nouveau le jour suivant la migration. Voir le manuel.

Vous ne parvenez pas à lier un fournisseur ? Par exemple, s'il ne figure pas encore dans le système. Envoyez un e-mail à support@prismanote.com avec les informations du fournisseur et nous l'ajouterons séparément.

9. Amélioration des raccourcis

Les raccourcis seront également transférés de PrismaNote 1.

Nous y apporterons également une amélioration quant à leur affichage sur le reçu (le numéro de fournisseur peut être ajusté via Assortiment, de sorte que le numéro de départ disparaît).

Ce que vous pouvez faire :

- Il est possible de définir par raccourci si vous ne souhaitez pas appliquer de bénéfice ou au contraire pas de prix d'achat. Cela est astucieux pour les statistiques. Suivez ce manuel pour modifier les raccourcis. Sélectionnez ensuite l'option souhaitée sous 'Prix d'achat'.

10. Liaison des groupes d'articles et des groupes de revenus

Si le système de caisse précédent a été importé, tous vos groupes d'articles se trouvent déjà dans le système.

Vous pouvez éventuellement suivre ce plan étape par étape des groupes d'articles pour les modifier et lier les groupes d'articles aux groupes de revenus avec cette explication .

Qui mène la danse?

La première étape est de désigner une personne de contact. Appelé aussi, par un beau mot, le chef de projet.

Ce rôle est essentiel pour une transition sans heurt. Voici donc des conseils supplémentaires pour cette fonction :

1. Assurez-vous que tout le monde est impliqué dès le début et n'a pas à sauter dans un 'train en marche'.
2. Assurez-vous de bien comprendre le système vous-même. Ensuite, voyez comment la méthode de travail actuelle s'adapte au nouveau système.
3. Assurez-vous que chaque employé comprend quels processus se dérouleront (un peu) différemment et comment.
4. Assurez-vous que toutes les étapes ci-dessus sont cochées.
5. Gardez le contrôle en ne vous laissant pas déborder par toutes les tâches. Laissez les employés contacter notre support pour toute question.
6. Créez une image claire du calendrier et communiquez-le en interne.
7. Donnez à chacun suffisamment de temps pour s'habituer avant la date de mise en œuvre et expliquez clairement pourquoi le changement est nécessaire.

Besoin d'aide?

1. Dans le menu du système, vous verrez un bouton 'AIDE'. En cliquant dessus, vous pouvez facilement démarrer un chat ou consulter la base de connaissances du système. Vous pouvez également télécharger le programme de visionnage à distance 'Anydesk' ici.